導入事例

「サービスステーションの約8割は地域ごとに契約している特約店です」と説明するのは、営業企画部長を務める藤本 一臣氏。その数は約200社／約2,000店舗に上っており、コスモ石油マーケティングの営業担当者が燃料油を卸すだけではなく、他の取扱商品のプロモーション提案なども行っているという。「以前は各エリアに5つの支店があり、各支店の裁量の範囲内で、個別に営業活動を行っていました」と藤本氏は語る。

ここで直面していた課題は大きく4つあったと藤本氏。第1は営業活動におけるPDCAの一元管理がなされていなかったということだ。行動計画と実際に行った営業活動の記録が別々に管理されていたからである。

第2は各上長によって、マネジメントに差があったこと。営業担当のマネジメントは、各上長のマネジメントスキルに頼る部分が大きかったのだ。
第3は、取引先に関する情報が集約されていないこと。取引先に関する情報は、各種システムに散在した状態だった。
そして第4が、PCを使った業務が多く、移動時間を有効活用できていないことである。

これらの問題を解消していくため、2023年4月に営業組織の改定を実施。5支店制だった営業組織を、本社直轄・全国8オフィス制へと移行した。これと並行して、情報基盤の強化に向けた取り組みも進められていったのだ。

ここで注目したいのが、Dynamics 365による「営業支援システム」の構築を進めていく中で、新たな課題が浮き彫りになっていったことだ。その1つが、営業報告の情報量がかなり多く、これを読む上司の負荷も大きいということである。

また、営業報告の書き方が営業担当者によってまちまちだということも、あらためて確認されることになった。以前は各エリアの支店ごとにマネジメントが行われていたこともあり、報告ルールが明確になっていなかったのである。

「5支店制から本部直轄制へと移行したことで、上司が東京、営業担当者が東京以外の地域にいる、といった状況が多くなり、上司による指導を徹底することも難しくなりました」と言うのは、営業企画部で人事総務グループ長を務める福留 詩乃氏。これによって営業担当者による報告スキルのばらつきが、今後さらに大きくなる危険性もあると指摘する。

これに加えて「報告のタイミングにも明確な基準やルールがありません」と言うのは藤本氏だ。報告の分量に差が出るのは、各営業担当者が思い思いのタイミングで報告をしていることも関係しているのではないかと述べる。

「個人的には、特約店訪問の後すぐに報告するのがいいと考えています。訪問時に特約店の方がポロッと言ったことが、後々のビジネスチャンスにつながることも少なくないからです。報告までの時間が長引けば、このような情報が漏れてしまう危険性があります。できるだけスピーディに、気軽に報告できる仕組みが必要です」

これらの課題を解決するためにシーイーシーが提案したのが、生成AIであるAzure OpenAI Serviceの活用だ。その後、読む側の負担を軽減するためのサマリー機能と、営業報告の品質を一定レベルに保つためのレビュー機能を、生成AIで実現していくことになったのである。