導入事例

大量の紙を使う請求書の対応業務をしていた中、さらに業務負荷への追い打ちをかけたのが、感染症拡大の影響による在宅勤務への切り替えだ。それまでの請求書の処理対応方法は、営業事務担当が取引先から届いた請求書と基幹システムに入力して、紙で出力した支払依頼書をセットにし、上長へ提出。営業部内で承認後、経理部門にて承認・支払い対応を行う流れであった。

導入前のイメージと課題

在宅勤務への切り替え時に、支払い遅延防止のためにメールや共有フォルダー、オンラインツールなども活用した回付フロー導入も合わせて始めた。同社のBCPとしての対応ももちろんだが、同時に取引先の働く環境も大きく変化しており、柔軟な対応をする必要があったためだ。一方、メールなどで回付して承認してもらうことを良しとしても、承認と保存の機能を併せ持つシステムがなかったこともあって、承認印の捺印や原本の保存を継続しなければいけない状況は変わっていなかった。また、紙申請や承認・捺印作業のため、折を見て出社せざるを得ない状態も続いていた。

「在宅勤務という制限された環境下で、元来のアナログでの事務作業にさらなる業務負荷がかかり、限界を感じました。いつ誰が出社するか連絡を取り合いながら業務を行わない限りは、承認状況のステータスもブラックボックス化し、営業担当からの承認申請メールや回付された書類に承認者が気づかない可能性もあるでしょう。これでは多重払いや支払い遅延といったリスクも出てきてしまいます。一連の承認フローをデジタル化することでこういったリスクを防ぎ、業務を効率化していきたいという狙いのもと、プロジェクトが発足しました。」と鍵冨氏は語る。

喜びの声の裏には、プロジェクトメンバーの苦労した点も多い。業界的にも紙で慣れ親しんだ方が多く、パラダイムシフト的変化だ。そのため、一気に全員が抵抗なく切り替えることは難しい。

例えば細かい点で言えば、「書類が多い場合ホチキス留めされているため、いちいちホチキスを外してスキャンしなければならない手間を考えると現状のやり方の方が楽だ」という声もある。

また、部署や商流、拠点や年齢層などによって変化への柔軟性やニーズが異なる。一般的に言えることだが、今までのやり方を変えることに抵抗感を覚える人もいるだろう。新しいやり方を導入し定着させる上で苦労する点は多い。

また、電子帳簿保存法への対応にも一苦労があったようだ。プロジェクト中に法律要件が明確になってきたことから、開発の要望をあとから変える必要がでてきてしまい、整理に時間を要した。

一方で、一部の部署ではクラウドストレージやエクセルによるワークフローを組むなど、デジタル化への動きを先んじて取っていた。一度デジタルの利便性を経験した部署では、今回のトライアルはかなり好評な様子だ。

「トライアルでよい印象を持ってもらうことで、よい口コミが広がりました。全国の支社へ説明周りをするときにも、こうした声は説得材料になります。」と全社導入に向けて最終準備を進める鍵冨氏は、トライアルで得た成果をポジティブに受け止めている。

「今回、アジャイル的にプロジェクトを進めていただき、とてもやりやすかったです。」と全員一致でシーイーシーを評価している。中でも宮﨑氏は、「要件定義の段階から実際に動く画面を見ることでイメージが湧きました。画面を見ながらインタラクティブに要望をお伝えすることで、“小さく始める”形となり、全体を通してスムーズに進むことができた印象です。他社実績もあったので安心してお任せできました。」と評価する。

「ライセンス、機能面の説明やマニュアルの提供、構築後のサポート、要望変化への対応などまで、フルでご対応いただいています。」と満足されているようだ。

山田氏からは、「電子帳簿保存法への対応は、本当に助かりました。Microsoft社との調整を始め、あとから確立されてくる法律要件に対応するための仕様変更も行っていただきました。」とシーイーシーの対応力を評価する声が聞かれた。

シーイーシーでは、システムの導入に対して“小さくはじめて大きく育てる”姿勢を大切にしている。システムを導入しても定着しなければ意味がないので、現場に定着し、使ってもらいやすいシステム導入を実現するため、さまざまな観点からのご提案・ご要望の汲み取りなどに力を入れている。こうした姿勢が対応力へとつながり、高い評価をいただいた。